Casos

Rapanui: 3.410 pedidos mayoristas que entraron solos al ERP

Rapanui —la fábrica de Franui— pasó de cargar los pedidos mayoristas a mano a que entren solos en su ERP: 3.410 pedidos de 492 comercios distintos.

• 3.410pedidos cargados automáticamente en el ERP
• 492comercios distintos compraron por el canal
• 3 añosde operación continua

El cliente

Rapanui es la fábrica argentina de helados y chocolates que está detrás de Franui. Su canal mayorista le vende a comercios, kioscos, distribuidores y cadenas de todo el país, cada uno con su lista de precios negociada y su depósito de despacho.

Período: Agosto 2023 — hoy, en operación continua. Rubro: Venta mayorista.

El punto de partida

Los pedidos entraban desordenados: por WhatsApp al vendedor, por teléfono, por mail. Después alguien de administración los cargaba a mano en el ERP.

Pero la carga manual no era lo más caro. Cada comercio tiene su lista de precios negociada y su depósito de despacho, así que antes de confirmar cualquier pedido había que ir a buscar precio y stock cliente por cliente. El equipo funcionaba como una mesa de consultas, y el costo de atención crecía con cada cliente nuevo que se sumaba.

A eso se sumaba que administración y cobranzas respondían todo el día las mismas consultas: si había llegado la transferencia, cuánto se debía, dónde estaba la factura, en qué estado estaba el pedido. Y el comercio no podía comprar fuera del horario del vendedor.

Qué se construyó

Hoy el comercio manda «hola» al WhatsApp de la empresa y el asistente ya sabe quién es: lo reconoce por su número contra el ERP y lo saluda por su nombre comercial, sin usuario ni contraseña.

Le abre un catálogo armado a su medida —con su lista de precios y solo los productos con stock en su depósito— y cuando confirma, el pedido entra solo al ERP con número de referencia. Antes de dejarlo comprar, le avisa si tiene saldo vencido.

Después, cuando el pago se acredita y cuando se imputa, el sistema se lo confirma por WhatsApp y le acerca la factura, sin que el comercio tenga que reclamar. Solo cuando la consulta lo amerita —logística, facturación, cobranza, comercial— la conversación se deriva a una persona.

El equipo dejó de cargar pedidos y pasó a gestionar excepciones.

Los números

Cada cifra lleva su ventana temporal y su denominador. Están medidas sobre la operación real del cliente y verificadas por segunda vez de forma independiente antes de publicarse.

• 3.410 pedidos cargados automáticamente en el ERP — de 492 comercios distintos, entre el 22 de febrero de 2024 —cuando se activó la carga automática— y agosto de 2026. Ninguno requirió carga manual.
• 2.343 de esos pedidos son de los últimos 12 meses — de 369 comercios distintos: el canal no fue un pico de novedad, es el volumen corriente.
• 1.449 comercios usaron el canal — desde agosto de 2023, de los cuales 1.103 estuvieron activos en los últimos 12 meses.
• 10.446 gestiones atendidas por el canal — entre enero de 2024 y agosto de 2026, contando pedidos, consultas, altas de clientes nuevos y autorizaciones de compradores.
• 186.262 mensajes procesados — entre agosto de 2023 y agosto de 2026.
• 1.040 pedidos entraron por el catálogo web — desde su lanzamiento en marzo de 2026 hasta agosto de 2026, contando solo los que llegaron efectivamente al ERP y no los carritos que quedaron a mitad de camino.
• 5.469 confirmaciones de cobranza despachadas solas — desde el 27 de mayo de 2026, cuando se activó el envío real. Es el 76,2% de los 7.176 eventos de cobranza del período: el 23,8% restante no salió porque el ERP no tenía el celular del comercio, y en ese caso el sistema genera una tarea para que un operador lo resuelva.
• 2.938 pedidos con su factura accesible desde el chat — sin que nadie la mande a mano.

Preguntas frecuentes: venta mayorista