Casos
Liceo Cultural Británico: 43.274 gestiones en diez meses, con el sistema académico consultado en vivo
El Liceo Cultural Británico atiende sus 17 sedes con un único WhatsApp: 43.274 gestiones en diez meses, con el importe de la cuota, la deuda y las notas consultados en vivo al sistema académico.
Publicado con autorización de Liceo Cultural Británico. Todas las cifras están medidas sobre su operación real y son reproducibles contra nuestra base.
- 43.274gestiones entre noviembre de 2025 y agosto de 2026
- 7.011gestiones en marzo, el pico de inicio de ciclo
- 17sedes atendidas por un único número
El cliente
El Liceo Cultural Británico es una red argentina de institutos de enseñanza de inglés con 17 sedes en Buenos Aires y alrededores. Su asistente se llama Britty y atiende a alumnos, a responsables y a interesados en inscribirse, todos por el mismo número.
Período: Noviembre 2025 — hoy, en operación continua. Rubro: Colegios e institutos.
El punto de partida
Las consultas de un instituto son siempre las mismas: cuánto sale la cuota, cuánto se debe, cómo se paga, cuándo empieza, en qué sede, cómo le fue a mi hijo. Individualmente son cortas; juntas saturan a la administración.
La dificultad es que la respuesta correcta no es un dato fijo. El importe de la cuota depende de la fecha de pago y del momento del año, y la deuda y las notas dependen de cada alumno: responder bien exige entrar al sistema académico, buscar el legajo y calcular.
Y el volumen se concentra: el inicio del ciclo lectivo multiplica las consultas justo en el mes en que el equipo está ocupado inscribiendo. Sumar personal para ese mes es caro, y el resto del año sobra.
Qué se construyó
Britty, el asistente del Liceo, atiende toda la red por un único WhatsApp. Antes de mostrar cualquier dato propio pide el documento, y con el alumno identificado consulta el sistema académico del instituto en el momento: el importe que corresponde pagar hoy, la deuda, las notas y las asistencias. El link de pago se entrega en la misma conversación.
Cuando la gestión necesita una persona, el asistente deriva con el motivo ya tipificado —hablar con la sede, un link de pago, un turno de coaching—, de modo que la sede sabe de qué se trata antes de abrir la conversación.
El mismo canal recibe además las consultas de los anuncios de inscripción: el asistente las atiende en el momento, registra el curso de interés y las pasa al equipo comercial. Una de cada cinco gestiones del canal llega por esa vía.
Los números
Cada cifra lleva su ventana temporal y su denominador. Están medidas sobre la operación real del cliente y verificadas por segunda vez de forma independiente antes de publicarse.
- 43.274 gestiones en los primeros diez meses — entre noviembre de 2025 y agosto de 2026, de las 17 sedes de la red.
- 578.147 mensajes intercambiados — de los cuales 249.443 son entrantes, de alumnos, responsables e interesados.
- Más de 20.000 personas distintas escribieron al canal — y 5.566 se identificaron con su documento para consultar datos propios: cuota, deuda, notas o asistencias.
- 7.011 gestiones y 46.476 mensajes entrantes solo en marzo — el pico de inicio del ciclo lectivo 2026, absorbido sin sumar personal.
- 9.910 derivaciones con el motivo ya tipificado — las más frecuentes: hablar con una persona (4.093), solicitar un link de pago (2.923) y coordinar un turno de coaching (623).
- 8.675 gestiones llegaron desde anuncios de inscripción — el 20% del total: consultas de Click-to-WhatsApp atendidas en el momento y pasadas al equipo comercial con el curso de interés registrado.
- 7.586 consultas al sistema académico solo en agosto — en vivo, sobre el legajo de cada alumno, sin un solo error ni una sola consulta vencida por tiempo en todo el mes.
Preguntas frecuentes: colegios e institutos
¿El agente puede responder por cuotas, inscripciones y notas consultando el sistema académico?
Sí: se conecta al sistema administrativo del instituto y consulta el legajo del alumno en el momento, así responde el importe que corresponde hoy y no un precio de lista que quedó viejo. Lo mismo con la deuda, las notas y las asistencias.
El detalle fino que solo se aprende implementándolo: en la práctica conviven dos listas de aranceles con una fecha de corte entre ellas, y si el agente no sabe cuál rige para la fecha de la consulta, cotiza mal con total seguridad. Definir esa regla es parte del proyecto, no un detalle técnico.
¿Cómo se identifica a un alumno sin exponer los datos de otro?
Con una identificación explícita antes de mostrar cualquier dato propio: el agente pide el documento y solo entonces consulta ese legajo. Sin ese paso, cualquiera que escriba desde un teléfono podría preguntar por la deuda de otra persona, y en un colegio eso incluye datos de menores.
¿Aguanta el pico del inicio del ciclo lectivo?
Sí, y es el mes que más justifica el proyecto: el volumen se multiplica y la parte repetitiva no depende de cuánta gente haya disponible. Lo que hay que dimensionar no es el agente sino la cola de derivaciones: si el pico multiplica también lo que necesita atención humana, hay que tener definido a quién le llega y en qué orden.
¿Sirve para captar inscripciones nuevas o solo para atender a los que ya son alumnos?
Sirve para las dos cosas, y una parte importante del volumen llega de anuncios: la consulta entra por WhatsApp desde el anuncio, el agente la atiende en el momento, registra el curso de interés y la pasa al equipo comercial calificada. Eso cambia el tiempo de primera respuesta a un interesado, que es lo que más pesa en una decisión de inscripción.
Una salvedad al medir: no todo el volumen es demanda espontánea — cuando una parte importante entra por publicidad paga, el total mezcla atención con captación, y son dos cosas distintas a la hora de medir.
¿Tu operación se parece a esta?
Cuéntanos cómo entra hoy el trabajo y con qué sistema tendría que integrarse el agente.
Escríbenos a info@openbot.io o por WhatsApp al
+54 11 4736-4702.
