Guía general sistema Openbot

El sistema permite recibir y procesar pedidos y consultas de forma automática las 24 hs. del día por WhatsApp.

Los contactos se comunican con el sistema enviando mensajes vía WhatsApp a un número dedicado exclusivamente a la operación (no es posible realizar llamadas de WhatsApp utilizando el número del sistema).

acceso a sistema de pedidos

Los pedidos y consultas recibidas, se gestionan desde el panel de control online. Se accede al panel con usuario y contraseña personales, desde cualquier computadora con acceso a internet en https://app.openbot.io/

Una vez dentro del sistema, para gestionar los pedidos dirigirse a la sección «Pedidos» en el panel de la izquierda.

Se presenta el listado de todo los tickets recibidos. El mismo incluye el número interno para identificar fácilmente cada operación, la fecha y hora de la operación y el nombre y celular de la persona que lo realizó. La columna «Tipo» permite visualizar si se trata de un pedido o una ayuda, es decir un contacto que solicita la asistencia de un operador humano. También es posible visualizar el «Estado» de la operación y la sucursal seleccionada por el cliente. Haciendo click en el signo + a la izquierda de cada pedido, se accede a los detalles del ticket, cómo domicilio de entrega, contacto, etc.

La información visible en el panel puede ser personalizada, utilizando los filtros disponibles en la cabecera de cada columna. De esta forma es posible ver por ejemplo pedidos de una sucursal, tickets de un tema específico, pedidos facturados. etc. También es posible realizar búsquedas por número de pedido o ticket o por el número de celular utilizando la lupa disponible en el encabezado de cada columna.

ESTADO

Es importante que mantener actualizado el estado de la operación.

Cuando un cliente comienza un nuevo contacto, el panel muestra los datos preliminares del mismo, número interno, fecha y hora, y nombre y celular de contacto del cliente. En esta etapa, el sistema asigna automáticamente el estado INCOMPLETO a la operación. No es necesario realizar ninguna acción. El sistema controla la operación, y está guiando al usuario para que la complete de forma totalmente autónoma.

Una vez que el usuario ha ingresado toda la info requerida, el sistema cambiará automáticamente el estado a COMPLETO. Es el momento para comenzar la atención personal. Para esto es necesario que el operador cambie  el estado a EN PROCESO para responder manualmente los chats que envíe el usuario, utilizando la ventana de chat.

Finalizada la atención humana, el operador debe cambiar manualmente el estado a FACTURADO si se concretó la venta, CANCELADO, si no pudo hacerla, RESUELTO, si se respondió la inquietud del cliente o NO CONTESTA, si no logró entrar en contacto con el cliente. Por último, el operador actualizará el estado a ENTREGADO para confirmar la recepción del pedido por parte del cliente.

Una vez el operador realiza el cambio de estado a cualquier de los mencionados, el sistema queda preparado para responder automáticamente un nuevo contacto de este cliente, generando una nueva operación.

Nota: el sistema cambia el estado automáticamente a VENCIDO transcurridas 48hs. de la recepción del contacto. 

ESTADO

RESPUESTA

INCOMPLETO, FACTURADO, ENTREGADO, CANCELADO, RESUELTO, NO CONTESTA, VENCIDO
EL SISTEMA RESPONDE AUTOMÁTICAMENTE
COMPLETO, EN PROCESO
EL OPERADOR DEBE RESPONDER MANUALMENTE

CHAT

Integrado en el sistema, el servicio ofrece un panel de chat. Permite continuar un chat iniciado por un usuario con el sistema Openbot utilizando WhatsApp tal como se hace desde una cuenta personal.

La sesión se llevará adelante  en el mismo WhatsApp que utiliza Openbot para atender al usuario. Esto significa que la conversación se mantendrá en el mismo diálogo en el que se realizó el contacto asistido automáticamente. El chat integrado es de utilidad para confirmar disponibilidad o stock, precio, horario de entrega o retiro, enviar botones de pago y más.

Para continuar un chat con un cliente, el operador debe cambiar el estado del pedido a EN PROCESO y hacer click en el número del celular correspondiente al contacto. Automáticamente se abrirá una ventana con el historial de la conversación que el sistema ha mantenido con el usuario. Al pie del chat, se ubica la línea para que el operador continúe el chat manualmente.

Por la configuración pre establecida por WhatsApp Business API, el chat será inhabilitado automáticamente transcurridas 24hs. del último mensaje enviado por el usuario al chatbot.

NOTIFICACIÓN DE NUEVOS MENSAJES

Cuando existan nuevos mensajes de clientes sin leer, el indicador mostrará un marcador rojo.

Al hacer click en el indicador, el panel filtrará los pedidos para mostrar solamente aquellos que tienen mensajes no leídos enviados por los clientes.

ORDENAR POR ÚLTIMO MENSAJE

Al activar este botón, el panel muestra los pedidos ordenados en base a los últimos que recibieron mensajes enviados por clientes, arriba y  en negrita los que han recibido nuevos mensajes más recientemente.

Es una visualización similar a web WhatsApp, que muestra en negrita los contactos con mensajes nuevos.

RETOMAR CHATS TRANSCURRIDAS 24hs.

Ahora es posible retomar el chat más allá del plazo inicial autorizado por WhatsApp. Transcurridas 24hs. del último mensaje enviado por el cliente, bastará con hacer click en el botón celeste «Retomar Contacto»

No es necesario que el operador escriba el primer mensaje. Previa confirmación, Openbot enviará un MENSAJE PREDEFINIDO para retomar el chat. Una vez recibida la respuesta del cliente, se podrá continuar con la conversación de manera habitual.

Openbot.io Sistema Pedidos v1.2