El sistema Openbot es un desarrollo de software que permite brindar información y gestionar diversas operaciones a través de un chatbot que funciona sobre la aplicación de mensajería WhatsApp y un panel de control online.
El chatbot funciona de forma completamente autónoma 24/7 sobre la API de WhatsApp Business a nombre de la compañía en el número +54911 2645-0640 dedicado exclusivamente a esta operación.
Para comunicarse con el chatbot, los interesados simplemente envían un mensaje por WhatsApp a este número tal cómo lo hacen habitualmente (este número puede ser utilizado en un teléfono celular para recibir o realizar llamadas convencionales, pero no es posible realizar llamadas de WhatsApp).
El panel de control Openbot es una plataforma web que permite que operadores humanos monitoreen la actividad que realiza el chatbot, con información detallada de cada sesión.
Desde el panel de control, los operadores humanos pueden resolver de forma manual requerimientos de los contactos recibidos por el bot y chatear con los usuarios sobre la misma línea que utiliza el chatbot.
2. Procesamiento de pedidos en Thinkion
Cada pedido recibido y cobrado por el chatbot ingresa directamente al sistema Thinkion de la sucursal (tal como sucede con los pedidos recibidos de PedidosYa, Rappi, etc.).
Cada pedido es asignado por el chatbot a la sucursal más cercana en función al domicilio informado por el cliente.
El detalle del pedido contiene toda la información necesaria para su atención:
- número interno de seguimiento
- fecha y hora del pedido
- nombre del cliente
- # celular
- tipo de pedido: envío / retiro
- domicilio de envío (de corresponder)
- detalle de productos y cantidad solicitada
- importe total del pedido
- # cobro en MercadoPago
3. El panel de control Openbot
El panel de control Openbot es una plataforma web que permite que operadores humanos monitoreen la actividad que realiza el chatbot, con información detallada de cada sesión.
Es posible acceder al panel de control Openbot desde cualquier computadora con acceso a internet. En el navegador (recomendamos utilizar Chrome versión 93 o superior) dirigirse a https://app.openbot.io/. Ingresar usuario y contraseña y luego iniciar sesión. Cada usuario puede ser utilizado en un solo dispositivo a la vez. Si al intentar acceder el sistema devuelve un mensaje «Credenciales Inválidas», por favor contactarse con el administrador del sistema.
4. Pedidos en el panel de control Openbot
Una vez logueado en el panel de control, es posible acceder al módulo Pedidos que aparece en el lado izquierdo del panel. Todos los pedidos recibidos y cobrados por el chatbot quedan registrados en este módulo.
En ésta sección, cada local puede acceder a toda la información relacionada a cada pedido (esta información también está disponible en el panel Thinkion de cada sucursal). Además cada sucursal puede visualizar la conversación que mantuvo el chatbot con cada cliente, y actualizar el estado de cada pedido recibido.
La información visible en el panel puede ser personalizada, utilizando los filtros disponibles en la cabecera de cada columna. De esta forma es posible ver por ejemplo sólo pedidos EN PROCESO, EN MOSTRADOR, etc. También es posible realizar búsquedas por #celular, nombre, etc. utilizando la lupa disponible en el encabezado de cada columna.
Haciendo click en el signo + a la izquierda de cada pedido, se accede a los detalles completos de la misma.
5. Actualizar el estado de un pedido
Cada local debe actualizar el estado de los pedidos que recibe.
Al cambiar el estado de un pedido, el chatbot envía directamente al WhatsApp de cada cliente un mensaje para mantenerlo informado de las novedades de su orden.
Para informar estos cambios, el usuario debe abrir el menú desplegable en la columna ESTADO del pedido que se desea actualizar (panel de control – pedidos). Esto desplegará las opciones disponibles, que podrán ser:
- COBRADO, (es automático, el sistema lo asigna a cada nuevo pedido que ingresa al panel)
- EN PROCESO, cuando el local acepta el pedido cobrado recibido y comienza su preparación
- EN MOSTRADOR, cuando el pedido está listo para ser retirado del local
- EN VIAJE, cuando el pedido está en camino hacia el domicilio del cliente
- ENTREGADO, cuando el pedido fue entregado o retirado
- DEVUELTO, cuando el local NO acepta un pedido cobrado recibido
IMPORTANTE: EL ESTADO FINAL DE TODOS LOS PEDIDOS DEBE SER ENTREGADO o DEVUELTO PARA EL CORRECTO FUNCONAMIENTO DEL CHATBOT
6. Devolución de un pedido
Desde el panel de control, es posible anular un pedido recibido y devolver el dinero cobrado.
Para hacerlo, el operador debe acceder al módulo PEDIDOS disponible en el margen izquierdo del panel de control e identificar el pedido a devolver.
La devolución podrá efectuarse en cualquier estado del pedido, excepto si el estado es ENTREGADO.
Para proceder a la devolución, hay que cambiar el estado del pedido a DEVUELTO. Luego cliquear el botón rojo que aparece a la derecha del pedido y confirmar la devolución. El 100% del importe cobrado será devuelto al cliente.
7. Gestión de la sucursal
Cada sucursal puede autogestionar la información que el chatbot brinda sobre su operación.
Para esto debe acceder al módulo SUCURSALES disponible en el margen izquierdo del panel de control.
Se visualiza el nombre de la sucursal y las modalidades de operación habilitadas (que pueden ser ENVÍO o RETIRO).
El botón Online, permite que la sucursal se muestre o no, en la lista de sucursales disponibles en la oferta del chatbot
8. Conectar la cuenta de MercadoPago de la sucursal
El sistema Openbot requiere la conexión de las cuentas de MercadoPago de cada sucursal participante para procesar los pedidos correctamente.
Los importes cobrados por el chatbot se acreditan directamente en la cuenta de MercadoPago de la sucursal correspondiente en el momento en que son procesados. El importe acreditado será el total de cada pedido, neto de las comisiones y retenciones que aplica MercadoPago y del costo por uso de la plataforma Openbot.
La conexión se realiza una sóla vez, desde una computadora con el usuario LOGUEADO EN MERCADO PAGO con la cuenta de la sucursal que se conectará al sistema Openbot.
Para realizar la conexión, acceder al módulo Sucursales, en el margen izquierdo del panel de control, logueado al sistema Openbot con el usuario y contraseña de la sucursal.
En la columna Marketplace aparece el botón azul CONECTAR MP. Indica que la conexión aún no fue realizada.
Sólo es necesario hacer click en el botón azul. Se abrirá una nueva ventana solicitando autorización para proceder a la conexión. Al dar click al botón aceptar, las cuentas quedarán conectadas y la sucursal lista para recibir pagos desde el chatbot.
